Отработанное масло

Отходами является то, что не имеет применения по месту образования. Поэтому, с точки зрения законодательства об обращении с отходами, если по вашей документации отработанное масло применяется, отходами являться не будет.
Но вопросы возникнут в правомерности такого использования отработанного масла. По требования охраны труда (и не только) оборудование должно эксплуатироваться в соответствии с эксплуатационной документацией производителя. Сомневаюсь, что производитель Вашего оборудования допускает примять для смазки отработанные масла неизвестного состава и свойств.
Также возникнет вопрос, и не только у экологов, если эти отработанные масла Вы будете накапливать. Могут еще и МЧС привлечь.
По учету. То, что отработанное масло не учитываются по бухгалтерии, однозначно нарушение. Должен вестись учет не зависимо от того, будет Ваше отработанное масло считаться отходом или нет. Материально ответственные лица обязательно должны сдавать отработанное масло, иначе никак не докажут, что новое масло использовано для замены, а не положено себе в карман.
Отражение отходов отработанного масла по инвентаризации и в инструкции никак не обязывает показывать образование таких отходов, но заострит внимание проверяющих на то, что у Вас есть источники образования. И тогда уже придется доказывать, что образованное отработанное масло отходами не является. С другой стороны, если не покажете, могут вменить нарушение при проведении инвентаризации, поскольку источник потенциального образования отходов все-таки есть.
В журналах ПОД-9 и ПОД-10 отражаются только отходы. Более того, если покажете отработанное масло по учету отходов, одним технологическим регламентом точно не обойдетесь.